Bij het uitreiken van certificaten is het belangrijk om rekening te houden met een aantal eisen en richtlijnen. Deze eisen zijn van toepassing op zowel certificaten als keurmerken, en ze zijn bedoeld om de betrouwbaarheid en betekenis van deze documenten te waarborgen. In dit artikel worden de eisen en processen behandeld die van toepassing zijn bij het uitreiken van certificaten, met aandacht voor de rol van certificerende instanties, het proces van certificering, en de betrouwbare bronnen waarop men zich kan verlaten.
Wat is een certificaat?
Een certificaat is een schriftelijke verklaring die aantoont dat een product, proces, persoon, managementsysteem of dienst aan bepaalde eisen voldoet. Het is een vorm van bewijs dat kan worden gebruikt om te tonen dat een bepaalde kwaliteit, veiligheid, duurzaamheid of andere eigenschappen aanwezig zijn. Het certificaat kan ook gebruikt worden om te aantonen dat iemand aan bepaalde kwalificaties voldoet, bijvoorbeeld in het geval van opleidingscertificaten of ervaringscertificaten.
In veel gevallen is een certificaat geen diploma, maar een bewijs van deelname of van een bepaalde kennis. Bijvoorbeeld, een deelcertificaat is een los diploma voor een apart vak. Het kan worden gebruikt om alsnog te slagen voor een opleiding of om je huidige diploma aan te vullen. Een certificaat is dus niet hetzelfde als een diploma, maar staat wel geregistreerd in het Register Ervaringscertificaten van het Nationaal Kenniscentrum.
Wie mag een certificaat uitreiken?
Iedereen mag certificaten en keurmerken afgeven. Echter, er zijn ook certificerende instanties (CI’s) die hierin gespecialiseerd zijn. Een CI kan zich laten accrediteren om sommige certificaten en keurmerken af te mogen geven. Accreditatie is een garantie dat een product of dienst voldoet aan bepaalde eisen. Een toetsende instantie moet deskundig, onpartijdig en onafhankelijk zijn. De Raad voor Accreditatie (RvA) beoordeelt of de toetsende instantie voldoet aan speciaal daarvoor ontwikkelde internationale normen.
Een certificaat is dus niet zomaar te verkrijgen. Er zijn bepaalde erkende diploma’s en certificaten, die meer waarde hebben dan niet erkende diploma’s. Erkende en officiële certificaten mogen alleen uitgegeven worden wanneer je hier zelf de juiste certificering voor hebt. Dit betekent dat wanneer je zelf een certificaat voor een bepaald onderwerp hebt, je niet automatisch ook zelf hier certificaten voor mag uitdelgen. Hier heb je een aparte licentie voor nodig.
Hoe werkt een certificaat?
Een certificaat is een computerbestand dat fungeert als een digitaal paspoort voor de eigenaar van dat bestand en wordt gebruikt binnen de Public key infrastructure. Een digitaal certificaat is een combinatie van identiteit en openbare sleutel die gewaarmerkt is door de uitgever c.q. certificaatautoriteit (CA). Het certificaat bewijst dat het product of de dienst voldoet aan bepaalde eisen. Bijvoorbeeld voor veiligheid, kwaliteit of milieu. Het certificaat toont aan dat een bedrijf bijvoorbeeld een milieumanagementsysteem heeft dat aan bepaalde kwaliteitseisen voldoet.
Bij de meeste certificaten van NEN mag het bijbehorende keurmerk als bewijs van conformiteit worden gebruikt. Er wordt ook een QR-code uitgegeven bij certificaten uitgegeven na 2020 – bij het keurmerk, waarmee het keurmerk kan worden gecheckt. Lees meer over NEN.nl/certificatencheck.
Eisen voor het uitreiken van een certificaat
Bij het uitreiken van een certificaat zijn er meerdere eisen aan te vullen. Deze eisen zijn afhankelijk van de soort certificaat, de toetsende instantie en de betrokken normen. In het algemeen is het belangrijk om te controleren of op de betreffende norm gecertificeerd wordt. Zo ja, controleer dan of je voldoet aan alle gestelde eisen waarop getest wordt. De certificatieschema’s die NEN beheert, staan op de website van NEN. Daarna zoek je contact met de aangesloten certificerende instellingen. Zij verzorgen het hele proces. Klopt alles? Dan reiken zij het certificaat en keurmerk uit.
Bij elke aanbesteding worden eisen gesteld waar je als inschrijver aan moet voldoen. Een veelvoorkomende eis is het bezit van één of meerdere certificeringen. Dit kan als een drempel worden ervaren om in te schrijven. Vaak is het wel mogelijk om op andere manieren te bewijzen dat je voldoet, maar het is niet altijd duidelijk hoe dan. Dit kan, ook als je besluit om wel in te schrijven, veel onzekerheid opleveren. Als namelijk achteraf je bewijs niet wordt geaccepteerd, is al het werk voor niets.
Het proces van certificering
Het certificatieschema is een gedocumenteerde en publiek beschikbare set aan eisen die het volgende vaststelt:
- het object van conformiteitsbeoordeling, d.w.z. (management)systeem, instantie, persoon, product, proces, claim of dienst, dat/die op conformiteit beoordeeld wordt;
- de eisen waartegen conformiteit wordt beoordeeld;
- het mechanisme waarmee conformiteit wordt vastgesteld, bijvoorbeeld testen, examinering, inspectie, verificatie of auditing en andere ondersteunende activiteiten om de blijvende conformiteit te verzekeren;
De certificerende instelling beoordeelt op basis van het certificatieschema of uw organisatie, een persoon, proces of dienst voldoet aan de gestelde eisen. Het certificaat wordt afgegeven, als de certificerende instelling tot het oordeel komt dat uw organisatie, een persoon, proces of dienst voldoet aan de eisen. Bij de meeste certificaten van NEN, mag het bijbehorende keurmerk als bewijs van conformiteit worden gebruikt.
De betrouwbare bronnen
Er zijn verschillende bronnen waarop men zich kan verlaten bij het uitreiken van certificaten. De belangrijkste bronnen zijn:
- NEN: De NEN (Nederlandse Normalen) is een onafhankelijke organisatie die normen, certificaties en keurmerken ontwikkelt en beheert. Ze bieden ook informatie en richtlijnen aan over het certificeren van producten, processen en diensten.
- Rijksoverheid: De Rijksoverheid geeft informatie over certificaten, keurmerken en meetinstrumenten, met name op het gebied van kwaliteitseisen en veiligheid.
- Nederlandse Raad voor Accreditatie (RvA): De RvA beoordeelt of de toetsende instantie voldoet aan internationale normen. Ze zijn de toetsende instantie voor certificerende instellingen in Nederland.
- Public key infrastructure (PKI): De PKI is een systeem dat wordt gebruikt voor digitale certificaten. Het zorgt voor beveiliging en vertrouwelijkheid bij het uitwisselen van informatie.
Conclusie
Het uitreiken van certificaten vereist aandacht voor een aantal eisen en richtlijnen. Deze eisen zijn van toepassing op zowel certificaten als keurmerken en zijn bedoeld om de betrouwbaarheid en betekenis van deze documenten te waarborgen. Een certificaat is een schriftelijke verklaring die aantoont dat een product, proces, persoon, managementsysteem of dienst aan bepaalde eisen voldoet. Het is belangrijk om rekening te houden met de rol van certificerende instanties, het proces van certificering en de betrouwbare bronnen waarop men zich kan verlaten. Bij het uitreiken van certificaten is het belangrijk om te controleren of op de betreffende norm gecertificeerd wordt. Daarnaast is het belangrijk om contact op te nemen met de aangesloten certificerende instellingen. De betrouwbare bronnen zoals de NEN, Rijksoverheid, RvA en PKI kunnen hierbij helpen om certificaten te verzekeren van betrouwbaarheid en betekenis.